苹科技:Mac档案管理术:颜色标记活用术!该怎么分类比较好

编按:苹科技都会介绍一系列与苹果相关实用文章,不管初阶、深度果粉都必追。Mac上有一个非常好用的功能,苹果仁将称之为「颜色标记」。所谓颜色标记,就是你可以再所有档案上加上一个「颜色」的Tag,所以不用改档名、不用新增一堆自己都搞不清楚的资料

编按:苹科技都会介绍一系列与苹果相关实用文章,不管初阶、深度果粉都必追。

Mac上有一个非常好用的功能,苹果仁将称之为「颜色标记」。所谓颜色标记,就是你可以再所有档案上加上一个「颜色」的Tag,所以不用改档名、不用新增一堆自己都搞不清楚的资料夹,直接用颜色来帮档案做分类。由于这功能在 Windows 上不常见,因此许多刚使用 Mac 的朋友都会默默地把这好用的功能晾在旁边,实在相当可惜。

这篇文章就教大家如何善用颜色标记,让自己的档案、工作有条有理!

如何使用颜色标记?

在「Mac新手入门教学: Finder活用术」文章中,就有针对颜色标记稍微做过介绍,这边很快地帮大家再度複习。要使用颜色标记,直接选取档案(可以一次选多个)、按右键,然后选择颜色即可。标记好的颜色会自动归类到 Finder 左侧的选单中。

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把档案直接拖拉到「颜色标记」内,也会直接将那些档案套用该颜色标记。

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我使用颜色标记的习惯

哪些档案要归类到哪些颜色呢?这个当然就看各位的使用习惯而定了。而我的使用习惯也会逐渐改变,这边就告诉大家我个人的操作习惯供参考:

  • 「红色」:紧急任务。通常是当天或是当周要完成的工作。假使我有篇文章在当週需要截稿,我就会把那个 Pages 档案标记为红色,而档案内需要的图档也都标记为红色。这样一来,我只要看到适合的素材就先标记,再到Finder的红色标记区域内完成工作即可。
  • 「橙色」:精选照片。我习惯将出去玩的、活动纪录的照片用资料夹分门别类,而其中难免有些照片我特别满意,想要日后回味使用。像是这样的需求,我不必新增一个资料夹再把照片移过去,我只要把我特别锺爱的照片都标记为橙色,之后只要点Finder侧边的橙色标记,就可以一次查看这些照片了。
  • 「黄色」、「绿色」、「蓝色」:各个独立专案。紧急的专案我会标记为红色,而一些比较随意的专案,以及专案相关的素材,我就会标记为这些颜色,之后一样到各个颜色的分类之间,有条理地完成工作即可。当然有些专案同时也很紧急,所以有部分档案会同时有黄色与红色的标记。
  • 「灰色」:私人资料。像是身分证影本啊、劳报单的範本、存摺影本、签名的电子档等等。平常用不到,又散落各处的这类档案,我就会统一标记为灰色,以后有需要时从 Finder 取用也很方便。(但我更常直接用Spotlight搜寻就是了)

 

重新命名颜色标记

我当然没有那么神,可以把上面这些颜色与用法都背起来。只要在 Finder 侧边栏点右键,就可以重新命名这些颜色标记。

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颜色标记也可以移到 Dock

把Finder左侧的颜色标记拖拉到 Dock 的右侧,就可以直接设立一个捷径。这对「紧急专案」的颜色 Tag 特别有效,只要在 Dock 上就可以快速检视自己有哪些东西待完成。

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「颜色标记」的好处是,可以直接为档案建立分类且不用複製一份,省掉了要建立一堆资料夹的麻烦。而且也很适合用在重複类型的档案上,像是我有张照片很紧急要处理,同时我日后又想要回味用,就可以同时套用「红色」以及「橙色」标记。

 

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