触控、云端、社群、资安四大核心价值打造微软 The New Office

微软文书软体 Office 自 Office 95 后,多半是冠上推出年份作为行销上的名称,例如 Office 2007 、 Office 2010 等,不过即将推出的 Office 15 虽然有 Office 2013 的易称,但微软则

 微软文书软体 Office 自 Office 95 后,多半是冠上推出年份作为行销上的名称,例如 Office 2007 、 Office 2010 等,不过即将推出的 Office 15 虽然有 Office 2013 的易称,但微软则在行销上以 The New Office 称之,并且也随着微软启用全新识别标誌,The New Office 也使用全新的”窗”图形的识别商标。

之所以称为 The New Office ,是由于这次的 Office 版本是个全新的开始,与新的 Windows 8 以及 Windows RT 一样更强调触控、云端以及社群,而且在开发之初就以云端化作为前提希望提供单机使用与云端使用对等的使用体验,也把先前的 Office 365 融入其中,由传统桌面使用与云端化双管齐下提供使用者全新的使用体验。

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微软也以 12 字口诀说明这次 The New Office 带给消费者的改变,触控优化、随处漫游、全新互动、滴水不漏。

为了呼应 Windows 8 以及 Windows RT 强化触控体验的部份,The New Office 也加入相当多对于触控应用的功能,最基本的就是在编辑与阅览时,可以透过双手进行画面的缩放,以及在阅读模式时能够左右挥动画面换页;另外像是在进行 Power Ponit 简报下,可以叫出工具列,内含包括雷射笔、钢笔、萤光笔等素材,能用来辅助简报,让简报更精彩。

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简报模式下可利用触控功能圈选简报重点,或是作为取代雷射笔标示画面。

此外在全新的记事软体 One Note 的 Metro UI 版本,不仅能透过多种方式包括键盘、触控板、触控笔进行混合记事外,考虑到全触控环境的操作便利性以及萤幕空间分配,想要修改输入的字体大小以及颜色只要点选区块,就能叫出圆形的工具列,利用一圈包一圈的方式快速的变换文字格式,相较传统 Office 的 UI 逻辑更适合在全触控的情境下使用。

而随着云端趋势,消费者可随身处理与阅读文件的设备已经不再只有 PC ,平板以及智慧手机也逐渐成为趋势,除了微软自家的 Windows 8 以及 Windows RT 的支援性以外,微软先前就已经推出基于浏览器框架的 Office 365 云端服务以及数款智慧手持设备的 app ,不过随着 The New Office 的问世,云端之于 The New Office 也再次昇华。

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在 Office 365 的 SkyDrive 里提供 Office on Demend 的云端串流服务(注:目前的开发版本还未把各软体的 Logo 放上)

首先是将 Office 365 的概念再扩大,不仅是将 Office 365 视为云端文书系统,还把 The New Office 的订阅服务也融入 Office 365 的概念之中。透过订阅服务, Office 将可透过一个帐号横跨 5 台 PC (包括 Mac )以及 5 个手持设备(包括智慧手机与平板),并且除了网页架构的 Office 365 ,更推出基于串流技术的 Office on Demend 服务。

只要是 Office 365 的订阅用户,只要在 Office 365 登入帐号就可透过串流技术将位于 SkyDrive 服务的 Office on Demend 在不同的电脑上执行,这项技术是透过云端的方式将 Office 的核心区块推送到用户电脑的 RAM 上执行,并且随时与电脑同步保持资料完整性,而编辑的档案也能存放在 SkyDrive 上方便跨机同步。

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Office on Demend 提供使用者透过网络不需安装 Office 即可同步自己的使用习惯继续文书作业,且关闭后不留下使用纪录。

最大的特色是可在设定栏位纪录使用者的背景与布景主题还有常用的 Office 365 服务,透过帐号同步方式让使用者只要有网络就能使用 Office ,相较网页架构的 Web Office 形式, Office on Demend 由于将执行的核心区块暂存在 RAM 里,即便一时失去网络仍能继续作业,等恢复网络后再行与 SkyDrive 同步。

而不同于一般串流服务或是网页架构文书软体功能上可能会精简化, Office on Demend 虽一开始只传输核心架构到用户电脑,但需要使用样本等进阶功能时,仍可透过网络串流方式将资料区块传送到使用者电脑,并且关掉程式后不会在电脑留下任何使用纪录,尤其对商务人士在一些无法使用自己的电脑的情境下,能够透过 Office on Demend 提供完整且个人化的文书处理能力。

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Lynx 提供完整商务视讯会议体验,除可共同检视简报文件,并可跨 Skype 通话。

至于在社群的部份, The New Office 整合 Lync 平台服务,这套平台可说是商务版本的聊天室软体,可支援多人视讯会议并可跨 Skype 使用,此外也能共享同一份文件进行网络视讯会议。此外也能跨平台与设备,除了支援 PC 与 Mac 外,主流的智慧手持装置也能透过 app 下载 Lync ,不受时空限制进行网络会议。

Lync 在网络主机的部份,可使用多种架构,包括私设主机,微软提供的云端主机甚至更具安全性的混合架构,而且相较过去商务会谈软体需要购买特定的昂贵视讯会议设备, Lynx 能支援市面上包括外接以及内建的 Full HD 摄影镜头,并能自动产生多人士讯会议方块,对企业而言也能省下大笔成本。

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开启文件时,能透过网络邀请别人共同编修同一份文件。

另外还有文件共享的部份, The New Office 可支援多人共同编辑文件,而且在编辑时也会提示其它使用者正在观看或是编辑的段落,当有人开始编辑特定段落,系统就会暂时禁止其他人编辑将该段落的权限;此外不需再依赖其他通讯软体,编辑画面的右方就提供文件共同参与者的互动讨论串,作为共同编修交换意见使用。

针对企业资安的部份, The New Office 基于云服务的新版 Exchange、 SharePoint 以及 SkyDrive Pro 提供良好的个资保护,针对透过上述三款软体共享的文件加入各国常用的个资格式作为过滤清单,企业也可建立筛选规则,减少企业个资被洩漏的可能。

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透过个资筛选机制,企业可以更有效的避免重要资料外洩。

此外像是 SharePoint 平台,企业用户让员工透过该平台共享文件资讯,且进行内部讨论使用,而且企业能掌控各个文件讨论串使用者的阅读与讨论情况,使用者也能订阅特定主题,当该主题或有新主题提及相关关键字就会提醒使用者。至于 SkyDrive Pro 相较一般开放版本,企业可针对不同的档案进行权限的控管,包括文件的阅读与编辑权限,甚至文件自动删除的排程。

除了上述几项特点,回归本质, The New Office 也增加相当多的新元素,例如提供 Office app Store 的概念,使用者可以透过这个专属的 app Store 下载各式 Office 扩充元件,例如社群分享或是翻译外挂等,让 The New Office 使用起来功能更强大。目前微软还未拟定 Office app Store 的拆帐机制,不过近期会有结果。

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Office 也有专数的 app Store 供使用者下载并拓展 Office 的功能。

另外 Word 软体这次也能开启与编辑 PDF 文件,就不需再使用其它 PDF 编辑或是格式转换软体。而像是製作 Excel 图表时,能够对要套入的各类图表进行预览,不用一个一个套用,且针对名词的部份像是人名也导入自动填入的功能,加速流程。

此外在软体完整安装体验方面, The New Office 是微软首度导入 Click to Run 概念的软体,当开始安装 The New Office 时,会优先将各软体最基础的架构以最短时间内安装完毕,而像是说明文件、样版等次要但需要长时间安装的部份会採用背景安装,让消费者从无到可使用能在最短时间内完成。

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