开放办公室已死?更多种办公室型态将在后疫情时代出现

在原本构思中,开放式办公室希望打破传统办公室以隔板创造「距离」的情况,透过开放式设计让员工交流可以变得更直接、容易,甚至可以让空间利用度更高,进而降低办公室建置成本。但在后续实际办公运作中,却发现实际互动比重反而更低,更多人选择直接透过电子

在原本构思中,开放式办公室希望打破传统办公室以隔板创造「距离」的情况,透过开放式设计让员工交流可以变得更直接、容易,甚至可以让空间利用度更高,进而降低办公室建置成本。但在后续实际办公运作中,却发现实际互动比重反而更低,更多人选择直接透过电子邮件或线上传讯方式进行互动,较常交流情况反而是针对特定议题讨论的会议活动,或是用餐休息时刻。

模组化办公室会成为新一波流行吗?

在去年疫情爆发之后,让不少企业行号转向远距工作模式,让员工可在家或其他环境弹性办公,甚至有不少业者更因此减少办公室数量。不过,在目前疫情出现缓和之后,业者也开始构思什么时候让员工回到办公室工作,另外也重新思考未来的办公室环境如何设计。

从早期着重员工个人隐私,藉由隔板隔出众多个人空间,让员工更愿意将办公环境视为个人一部分的作法,到后来越来越多网络科技、新创业者加入市场,因为需要讨论、协作比重增加,同时也因为办公空间需要最大化利用等需求,因此美国硅谷开始推动开放式办公室设计,甚至诸如Google、Facebook等网络科技公司更将办公室空间与大学校区形式结合,创造随处可工作、讨论,并且进行协作的工作环境,另一方面也将工作环境加入更多生活情境,藉此让工作者能更融入。

疫情加速数位转型

不过,在去年疫情影响之下,不仅让数位转型、弹性办公等议题再度被重视、讨论,更成为许多企业不得不面对课题,毕竟疫情造成许多限制,更让许多原本企业运作模式必须改变。首先需要面对的就是如何让公司在疫情期间如何继续运作,因此诸如资料、服务上云,让员工可透过网络线上办公等措施,便成为许多企业进行改变项目,同时也让过去谈论许多年的数位转型,在短时间内进入执行阶段。

而在目前疫情出现缓和情况后,虽然不少企业开始规划何时让员工回到原本工作模式,但有更多比例则开始构思未来一旦有类似情况时,能否有更合适的因应办法。

维持远距办公的弹性,显然会是其中一个作法,但是对于部分工作如研发、组装等,显然就很难完全以远距形式进行工作,势必还是得要回到原本办公环境才能完成手上待办事项,因此许多业者在构思重返办公室工作的同时,更开始考虑未来办公室环境如何规划,以利满足原本办公需求,同时也能兼具弹性办公使用模式,甚至更可维持一定健康社交距离。

开放办公室已死?更多种办公室型态将在后疫情时代出现

「开放式办公室已死」

而早期推动开放式办公室设计的Clive Wilkinson建筑事务所,目前更提出「开放式办公室已死」的看法。

在原本构思中,开放式办公室希望打破传统办公室以隔板创造「距离」的情况,透过开放式设计让员工交流可以变得更直接、容易,甚至可以让空间利用度更高,进而降低办公室建置成本。但在后续实际办公运作中,却发现实际互动比重反而更低,更多人选择直接透过电子邮件或线上传讯方式进行互动,较常交流情况反而是针对特定议题讨论的会议活动,或是用餐休息时刻。

此外,开放空间同时也产生更大噪音等干扰问题,许多人为了避免受到影响,因此选择在工作时候配戴耳机,导致促使与外部互动比重更少,同时也让透过邮件及传讯方式沟通比例增加,渐渐地也变成办公环境更加安静,同时人与人之间的冷漠感也相对加重。

虽然开放式办公室在过去几年相当流行,但显然并非所有工作型态都适合这样的办公环境设计,加上在后疫情时代必须维持弹性办工、保持健康社交距离等需求,Clive Wilkinson建筑事务所目前有不同看法。

针对后疫情时代打造新形态办公室

在稍早提出三大类型、12种办公环境设计里,Clive Wilkinson建筑事务所提出不同设计,藉此对应不同企业办公环境使用需求。

其中,结合开放空间与个人隐私空间设计的「图书馆」 (Library)形式,将可满足有诸多员工配置,同时可弹性扩充办公座位,以及需要独立办公空间使用需求。而以「广场」 (Plaza)为概念设计的办公环境,则是融合社交及工作需求,让工作者能宛如身处咖啡厅环境,既可延续过去远距工作模式,同时也能更快与其他工作者交流互动,但相对比较适合员工数量相对较少的新创业者,或是採精兵政策的企业。

至于以「街道」 (Avenue)打造设计,则是满足后疫情时代维持高度弹性办公,但依然需要办公环境对应特定工作需求的情况,设计想法源自平常回到办公室工作的人数不多,或是办公室仅作为特定需求的使用模式。

其他还包含「多功能空间」 (Multipurpose Room)、「团队空间」 (Team Room)、「接待区」 (Repception)、「公园」 (Park)、「展位」 (Booth)、「桌面」 (Desk)、「远距空间」 (Remote Pod)、「健康空间」 (Wellness Room)设计,藉此对应不同办公环境使用需求。

开放办公室已死?更多种办公室型态将在后疫情时代出现

虽然许多企业如提供WordPress服务的Automattic,早在2017年就决定关闭位于旧金山市区办公室,认定仅需透过网络即可完成所有业务,因此将建置办公环境成本转变成资助员工网络服务、租用办公室,或是在咖啡厅办公时所需开销,但并非所有企业都以相同模式运作,即便像是Google这样的网络科技公司依然认为需要保留办公室空间,而诸如微软、Facebook等业者也依然需要办公空间进行特定产品研发。

模组化办公室可能是下一个趋势

因应后疫情时代有更多业者倾向以弹性办公形式继续运作,许多办公室空间规划已经倾向以模组化形式设计,更容易依照企业营运需求动态调整,让办公室空间规划更符合员工弹性及远距工作模式,甚至不少企业更在办公环境保留给外部合作伙伴进驻、协作空间,藉此让办公空间能有更高运用弹性。

意味未来更多办公空间使用模式,将更贴近现有共享办公空间,但其中不同的是这些办公空间并非对外开放申请使用,而是企业配合营运需求,将办公空间提供外部合作伙伴使用,类似进驻代工业者厂区的品牌工程人员,藉此缩短与外部业者合作时的讨论等互动所需时间。

另外,对于内部员工弹性工作使用需求,这样的办公环境规划也能更有弹性,例如办公室仅提供必要办公桌椅等设备,另外也规划会议室、休息交流空间等,工作者则以公司提供或个人习惯设备进行办公。

而这样的发展,关键更在于企业必须完成一定程度的数位转型,例如必须完成资料上云,所以办公所需项目都要能透过网络存取,更代表需要做到足够安全基础架构设置,以利工作人员能随时透过网络办公、存取所需资料,同时也能按照职位、职等等区分存取权限,藉此保障资讯不会外洩或遭窃。

开放办公室已死?更多种办公室型态将在后疫情时代出现

「办公室」不会消失

事实上,只要企业持续在市场营运,办公室使用需求就不会减少,即便是远距弹性工作,依然还是需要找到合适地点才能顺利完成工作事项,因此办公室只会随着工作型态需求有不同使用模式。

以目前越来越多企业开始推动弹性办公理念,透过让工作者有更大自主性,而非透过集中管理方式办公,进而让个人工作效率更高。但在后疫情时代里,虽然不少企业如Twitter、Facebook或微软仍主张保留员工弹性办公模式,但也不会因此删除办公室使用需求,而是会调整为更符合实际使用设计,Google在日前说明财报时,便提到目前维持让员工可依照实际状况选择在家办公,或是在日后开放办公室使用时回到工作岗位,同时也会持续在各地寻找合适地点扩充办公据点。

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